Politique de confidentialité

Protection des données personnelles — loi fédérale sur la protection des données (nLPD)

Dernière mise à jour : 15 octobre 2026. Ce document peut évoluer ; la date de dernière mise à jour figure ici.

1. Responsable du traitement

Pour les données des comptes (titulaires, employés, paiements), le responsable du traitement est ToolsPro, exploité en entreprise individuelle de droit suisse (Toolspro Vincent Tripet), dont le siège est à Route de Blonay 118E, 1814 La Tour-de-Peilz, Suisse. Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits : info@toolspro.ch.

Pour les documents que l'utilisateur dépose et qui concernent ses propres clients, le responsable du traitement est l'utilisateur (la fiduciaire ou la société titulaire du compte) ; ToolsPro agit comme son sous-traitant au sens de l'art. 9 nLPD et ne traite ces documents que sur son instruction, pour exécuter les traitements demandés.

2. Catégories de données traitées

Données du compte. Nom et prénom, société, adresse e-mail, mot de passe (conservé uniquement sous forme d'empreinte, jamais en clair), dates d'inscription et de dernière connexion ; pour les employés ajoutés par le titulaire : nom, adresse e-mail et mot de passe (même forme). L'adresse IP est utilisée brièvement pour limiter les tentatives abusives de connexion et d'inscription, et figure dans l'avis interne de création d'un compte. Lors de l'acceptation des conditions d'utilisation et de la présente politique, un journal des acceptations enregistre la date, la version acceptée, l'empreinte des textes affichés, l'adresse IP et le navigateur utilisés, pour pouvoir prouver cette acceptation ; le courriel de confirmation envoyé à l'adresse du compte à l'inscription y est conservé avec son texte.

Données de paiement et d'usage. Recharges (montant, date, référence du paiement), mouvements du solde (outil, unités traitées, montant, personne qui a lancé le traitement). Les données de carte sont saisies chez le prestataire de paiement et ne transitent pas par nos serveurs.

Documents déposés et données extraites. Selon l'outil : pièces fiscales, relevés bancaires, écritures et extraits comptables, états financiers, courrier. Ces éléments sont traités de manière éphémère et supprimés après le traitement (voir § 6). Ils peuvent comporter des données personnelles sensibles au sens de la nLPD, notamment des données relatives à la santé (frais médicaux), aux convictions religieuses (impôt ecclésiastique) ou à l'affiliation syndicale (cotisations).

Réglages du compte. Modèles déposés (états financiers, procès-verbaux), liste des mandats (noms des mandats et collaborateur responsable), coordonnées des sociétés qui facturent en PDF (adresse, numéro IDE, IBAN lu dans le code QR de leur banque — le fichier QR déposé, lui, est effacé dès sa lecture —, logo, dernier numéro de facture), listes de clients déposées pour la facture (nom, civilité, adresse de chaque client — le fichier déposé, lui, n'est pas gardé), et, si la liaison est demandée, la clé d'accès à l'API Wedo du titulaire.

Échanges avec ToolsPro. Les suggestions envoyées depuis les outils et les demandes d'assistance, avec le nom de leur auteur ; le journal des interventions de l'administrateur de ToolsPro sur le compte.

Formulaire de contact. Les demandes envoyées par le formulaire de contact du site, que vous ayez un compte ou non : nom et prénom, société, adresse e-mail, téléphone (facultatif), sujet et message, date de l'envoi, page depuis laquelle la demande est partie et, si vous êtes connecté, le compte concerné. L'adresse IP sert brièvement à limiter les envois abusifs ; elle n'est pas conservée avec la demande.

3. Finalités et bases légales

Les données sont traitées exclusivement pour : (a) lire les documents déposés et produire les fichiers demandés ; (b) ouvrir et gérer le compte et ses accès, et garder la preuve de l'acceptation des conditions d'utilisation ; (c) traiter les paiements, tenir le solde et envoyer les quittances ; (d) paramétrer le compte et répondre aux demandes d'assistance et aux demandes reçues par le formulaire de contact ; (e) protéger le service contre les abus. Les bases légales sont l'exécution du contrat qui nous lie (fourniture du service demandé), la demande que vous nous adressez (formulaire de contact), nos obligations légales de conservation (pièces comptables) et notre intérêt légitime à la sécurité du service et à la preuve des accords conclus. Pour les documents des clients de l'utilisateur, y compris les données sensibles et le recours à l'intelligence artificielle, le traitement repose sur les instructions de l'utilisateur, qui en est le responsable.

4. Destinataires et sous-traitants

Nous ne vendons jamais de données. Nous faisons appel à des sous-traitants tenus contractuellement à la confidentialité et à la sécurité, uniquement dans la mesure nécessaire au service : Anthropic (traitement par intelligence artificielle pour la lecture des documents) ; Infomaniak Network SA (hébergement de l'application et des données, et envoi des courriels, en Suisse) ; Payrexx AG (traitement des paiements : montant, référence et adresse e-mail du titulaire ; les données de carte ne transitent pas par nos serveurs).

Wedo — uniquement si le titulaire le demande. Lorsque la liaison Wedo est activée, ToolsPro lit dans le compte Wedo du titulaire, avec la clé qu'il a fournie, la liste des utilisateurs, des espaces de travail et des tâches, afin de savoir quel collaborateur est responsable de quel mandat. Rien n'est écrit dans Wedo et aucun document n'y est envoyé.

YouTube — vidéo de présentation. La page de connexion intègre le lecteur de YouTube (Google Ireland Limited) pour la vidéo de présentation de ToolsPro. À l'affichage de cette page, votre navigateur se connecte aux serveurs de YouTube : Google reçoit votre adresse IP et peut déposer ses propres cookies, selon sa politique de confidentialité (policies.google.com/privacy). Les pages des outils, une fois connecté, n'intègrent pas YouTube.

Aucune donnée n'est transmise à des sociétés partenaires ni utilisée à des fins publicitaires.

5. Transfert de données à l'étranger

Le traitement par intelligence artificielle implique un transfert de données vers Anthropic, hébergé hors de Suisse (notamment aux États-Unis). Ce transfert est encadré par des garanties adéquates reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) : le Swiss-U.S. Data Privacy Framework et/ou des clauses contractuelles types. Conformément aux conditions commerciales d'Anthropic, les données envoyées via son API ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles et sont conservées pour une durée limitée (jusqu'à 30 jours maximum, ramenés à 7 jours pour l'usage API standard) avant suppression. Le lecteur de la vidéo de présentation (page de connexion) vous met en relation avec Google (YouTube), selon ses propres garanties.

6. Durée de conservation — zéro conservation des pièces

ToolsPro fonctionne en zéro conservation pour les pièces déposées : elles sont effacées dès que le fichier demandé est construit, et les dossiers de travail (fichier livré compris) sont supprimés automatiquement quelques heures après le traitement.

Sont conservés plus longtemps, parce que le service le demande :

• les documents rangés dans la Boîte aux lettres : jusqu'à leur téléchargement par leur destinataire ou leur suppression ;
• les modèles, la liste des mandats, les listes de clients de la facture et les réglages du compte : jusqu'à leur remplacement, leur retrait ou la clôture du compte ;
• les données du compte et de ses employés : pendant la durée du compte ;
• le journal des acceptations des conditions (date, version, empreinte des textes, adresse IP, navigateur) : pendant la durée du compte, puis dix ans, pour la preuve de l'accord ;
• les recharges et les mouvements du solde : pendant la durée du compte, puis pendant le délai légal de conservation des pièces comptables (dix ans) ;
• les suggestions et le journal des interventions : pendant la durée du compte ;
• les demandes envoyées par le formulaire de contact : jusqu'à la fin de la deuxième année civile qui suit leur envoi, puis elles sont supprimées.

7. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre tout accès, perte, altération ou divulgation non autorisés : chiffrement des échanges, mots de passe conservés sous forme d'empreinte, cloisonnement des données par compte (et par employé pour les traitements et le courrier), accès restreint, journal des interventions de l'administrateur.

8. Cookies

ToolsPro n'utilise que les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : un cookie de session, déposé à la connexion et valable trente jours au plus, qui vous maintient connecté. ToolsPro ne fait ni mesure d'audience ni publicité. Deux services tiers ont leurs propres cookies, selon leurs propres conditions : le lecteur YouTube de la vidéo de présentation, sur la page de connexion, et la page de paiement fournie par Payrexx.

9. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de suppression et de remise de vos données, conformément à la nLPD : écrivez à info@toolspro.ch. Les personnes dont les données figurent dans les documents déposés par une fiduciaire s'adressent à celle-ci, qui est responsable de ce traitement ; ToolsPro lui apporte l'aide nécessaire. Vous pouvez également vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

10. Modifications

La présente politique peut être mise à jour. La version applicable est celle publiée sur cette page au moment de votre utilisation.

11. Droit applicable

La présente politique est régie par le droit suisse. Pour le surplus, les conditions d'utilisation de ToolsPro s'appliquent.