Conditions d'utilisation et traitement des données

Version du 13 octobre 2026. Ce document peut évoluer ; la version applicable est celle publiée sur cette page au moment de l'utilisation.

1. Nature du service et limitation de responsabilité

ToolsPro (toolspro.ch) est un ensemble d'outils d'aide à la préparation destinés aux fiduciaires et aux professionnels de la comptabilité et de la fiscalité : déclarations d'impôt des personnes physiques (fichier à importer dans la prestation VaudTax ou dans le logiciel cantonal de Genève, Fribourg ou Valais) et des sociétés vaudoises (fichier d'importation e-DIPM), fichiers d'importation de comptabilité Abacus avec ou sans TVA, états financiers et leur contrôle au regard du Code des obligations, procès-verbaux d'assemblée générale ordinaire, conversion, séparation, renommage et tri de documents (outils PDF et Boîte aux lettres).

Le service s'adresse à des professionnels qui l'utilisent dans le cadre de leur activité. Il ne remplace ni le jugement professionnel de l'utilisateur, ni un conseil fiscal, comptable ou juridique individualisé, et ne procède à aucun dépôt ni à aucune transmission auprès d'une autorité ou d'un tiers à la place de l'utilisateur.

Les données extraites et les fichiers produits automatiquement peuvent comporter des erreurs ou des omissions. L'utilisateur reste seul responsable de la vérification, de la correction, de l'exhaustivité et de l'exactitude des informations, ainsi que de l'importation, de la signature, du dépôt ou de la transmission des documents produits. Le calcul de l'impôt et la validation définitive d'une déclaration sont effectués par les logiciels et prestations officiels concernés, indépendants de ToolsPro.

Dans les limites autorisées par la loi, notamment l'article 100 du Code des obligations suisse (CO), ToolsPro exclut toute responsabilité pour les dommages directs ou indirects (rappels d'impôt, intérêts, amendes, décisions de taxation défavorables, écritures ou comptes erronés, perte de temps ou de données) résultant de données inexactes ou incomplètes, d'erreurs de l'outil ou de l'utilisation d'un fichier qui n'a pas été vérifié. ToolsPro veille au bon fonctionnement du service sans garantir une disponibilité ininterrompue.

2. Compte, employés et accès

Le compte est ouvert au nom d'une société, sous la responsabilité de la personne qui s'inscrit (le titulaire). Les informations données à l'inscription doivent être exactes. Les identifiants sont personnels et confidentiels. Le titulaire peut ouvrir des accès à ses employés : il répond de l'usage qui est fait de son compte et de ces accès, dont les traitements sont débités de son solde, et signale sans délai toute utilisation qu'il n'a pas autorisée. ToolsPro peut suspendre ou clôturer un compte en cas d'abus, d'usage contraire aux présentes conditions ou de solde négatif non régularisé.

3. Traitement par intelligence artificielle et transfert de données

Pour lire les documents et produire les fichiers, le contenu déposé (documents, images, données saisies) est transmis et traité par un modèle d'intelligence artificielle fourni par Anthropic (Claude), via son API commerciale. Ce traitement implique un transfert et un hébergement de données hors de Suisse. Conformément à la législation suisse, ce transfert est couvert par des garanties adéquates reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), telles que le Swiss-U.S. Data Privacy Framework ou des clauses contractuelles types.

Conformément aux conditions commerciales d'Anthropic en vigueur, les données envoyées via l'API ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles. Elles sont conservées pour une durée limitée — aux seules fins de fonctionnement du service et de prévention des abus — puis supprimées (jusqu'à 30 jours maximum, ramenés à 7 jours pour l'usage API standard). En acceptant ces conditions, l'utilisateur consent expressément à ce transfert et à ce traitement automatisé.

4. Protection et conservation des données

L'utilisateur dépose des documents qui concernent ses propres clients. Il est le responsable de ce traitement au sens de la loi fédérale sur la protection des données (nLPD) ; ToolsPro agit comme son sous-traitant (art. 9 nLPD) et ne traite ces documents que pour exécuter les traitements demandés. L'utilisateur s'assure d'être en droit de confier ces documents à ToolsPro et à ses sous-traitants, notamment au regard de son secret professionnel et de l'information due à ses clients.

Ces documents peuvent contenir des données personnelles sensibles (par ex. données de santé, religion, affiliation syndicale). Ils ne sont jamais vendus à des tiers, et ToolsPro fonctionne en zéro conservation : les pièces déposées sont effacées dès que le fichier est construit, et les dossiers de travail (fichier livré compris) sont supprimés automatiquement quelques heures après le traitement — les fichiers produits se téléchargent donc sans attendre.

Restent conservés, parce que l'utilisateur le demande : les documents rangés dans la Boîte aux lettres, jusqu'à leur téléchargement ou leur suppression ; les modèles, la liste des mandats et les listes de clients déposés, jusqu'à leur remplacement ou leur retrait ; les réglages du compte. Les données du compte et l'historique des paiements sont conservés pendant la durée du compte et les délais légaux. Chaque compte ne voit que ses propres traitements, boîtes aux lettres, listes de mandats et de clients, et modèles ; un employé ne voit que ses propres traitements et sa boîte aux lettres.

Pour paramétrer le compte (liaison Wedo, liste des mandats, modèles) ou répondre à une demande d'assistance, l'administrateur de ToolsPro peut intervenir dans l'espace du compte. Chaque intervention est journalisée ; les traitements qu'il y lance ne sont pas facturés.

Les droits d'accès, de rectification et de suppression s'exercent conformément à la nLPD. Les modalités détaillées du traitement des données figurent dans la Politique de confidentialité.

5. Prix et paiement

• Les outils se paient à l'usage, selon les tarifs publiés, en francs suisses, TVA non soumis. Le tarif applicable est celui en vigueur au moment du traitement.
• Le compte est prépayé : il se recharge par carte, par l'intermédiaire du prestataire de paiement Payrexx. ToolsPro ne reçoit ni ne conserve les données de la carte.
• Chaque traitement est débité à sa livraison, selon les unités réellement traitées. Un traitement qui échoue n'est pas débité. Un traitement est refusé si le solde ne couvre pas son estimation ; lorsque le montant réel dépasse l'estimation, le solde peut devenir légèrement négatif et se rétablit à la recharge suivante.
• Le solde ne porte pas intérêt. Le solde non utilisé ne peut faire l'objet d'aucun remboursement, y compris à la clôture du compte.

6. Droit applicable et for juridique

Les présentes conditions d'utilisation sont exclusivement régies par le droit matériel suisse. Tout litige découlant de l'utilisation de ToolsPro ou en lien avec celle-ci sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux compétents du siège de ToolsPro.

7. Indépendance vis-à-vis des administrations et des éditeurs de logiciels

ToolsPro est exploité en entreprise individuelle de droit suisse (Toolspro Vincent Tripet, Route de Blonay 118E, 1814 La Tour-de-Peilz, Suisse — info@toolspro.ch). ToolsPro n'a aucun lien juridique, contractuel ou institutionnel avec l'État de Vaud, avec son administration fiscale ni avec aucune autre administration suisse ou étrangère, ni avec les éditeurs des logiciels cités.

Le service consiste à assister un professionnel dans la préparation de ses travaux et à produire des fichiers destinés à être importés dans le logiciel ou la prestation concernés. Le dépôt d'une déclaration, sa validation et sa transmission à l'autorité demeurent en tout temps de la responsabilité de l'utilisateur et de son client.

Les dénominations VaudTax et e-DIPM désignent des prestations officielles de l'État de Vaud ; Dr. Tax, Abacus et Wedo sont des produits de leurs éditeurs respectifs. Elles sont citées à titre purement descriptif, pour indiquer la compatibilité des fichiers produits, et ne traduisent aucun partenariat ni aucune approbation.

8. Modifications

ToolsPro peut adapter ces conditions et ses tarifs. La version en vigueur est publiée sur cette page ; elle s'applique aux traitements lancés après sa publication.